Αυτό είναι το Νο1 λάθος που κάνουμε στα email της δουλειάς

Η ψηφιακή επικοινωνία έχει μερικές φορές τις δυσκολίες της, ειδικά στον χώρο εργασίας.

Μια μεμονωμένη λανθασμένη επιλογή λέξης ή ένα άστοχο θαυμαστικό θα μπορούσε να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο ο παραλήπτης εκλαμβάνει το μήνυμα και να υπονομεύσει τον επαγγελματισμό του αποστολέα.

Αλλά το μεγαλύτερο λάθος που μπορεί να κάνει κάποιος στην επικοινωνία του στον χώρο εργασίας, είναι να στέλνει συναισθηματικά φορτισμένα email, λέει ο Brandon Smith, ένας coach καριέρας.

«Είναι μια πραγματικά, πολύ δύσκολη δεξιότητα να κατακτηθεί – οι περισσότεροι άνθρωποι δεν το διορθώνουν μέχρι τα 30 ή τα 40 τους – αλλά ποτέ δεν πρέπει να στείλετε email όταν έχετε μεγάλη συναισθηματική φόρτιση», λέει ο Smith στo CNBC.

«Οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν τα email, τα Slacks ή οποιαδήποτε άλλη διαδικτυακή επικοινωνία σαν μια περιστασιακή συζήτηση που κάνετε στο διάδρομο του γραφείου, και δεν είναι».

Αντ’ αυτού, τα email θα πρέπει να γράφονται με τέτοιο τρόπο, όπως εάν γνωρίζατε ότι μια μέρα θα διαβαστούν σε μια αίθουσα δικαστηρίου, εξηγεί.

Το tip του Smith, για την επόμενη φορά που θα λάβετε ένα email και θα σας κάνει να αισθανθείτε θυμωμένοι, ανήσυχοι ή ακόμα και πολύ χαρούμενοι, είναι να γράψετε αυτό που θέλετε στο πρόχειρο και να μην πατήσετε αποστολή για 24 ώρες.

Αυτή η προσέγγιση ικανοποιεί την άμεση ανάγκη να κατευνάσει κανείς τα συναισθήματα του και να εκφράσει αυτά που θέλει, χωρίς να βάλει σε κίνδυνο τη φήμη του στη δουλειά.

«Όταν έχετε μια έντονη συναισθηματική αντίδραση σε κάτι, αυτά τα συναισθήματα θα εμφανιστούν αναπόφευκτα σε οποιοδήποτε μήνυμα πληκτρολογείτε», λέει ο Smith.

Μετά από 24 ώρες, ο ειδικός προτείνει να ξαναδιαβάσετε το μήνυμα από την πλευρά όμως του παραλήπτη και εξετάζοντας αν προκαλεί σύγχυση ή αν υπάρχουν λεπτομέρειες που θα μπορούσαν να παρερμηνευτούν.

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι για την απάντησή σας, ο Smith συνιστά να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να το διαβάσει και εκείνος, καθώς μια δεύτερη γνώμη μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν σημεία προς βελτίωση.

Σε περίπτωση που πρόκειται για κάτι που απαιτεί πιο άμεση απάντηση, ρωτήστε το άλλο άτομο εάν μπορείτε να συνεχίσετε τη συνομιλία προφορικά.

Όπως εξηγεί ο Smith: «Η συζήτηση θα είναι πολύ πιο παραγωγική, επειδή θα είναι πιο δύσκολο να είστε βάναυσα ειλικρινείς με το άλλο άτομο όταν βρίσκεστε πρόσωπο με πρόσωπο μαζί του ή ακούτε τη φωνή του στο τηλέφωνο».

Πηγή: moneyreview.gr

Δες ακόμα:

• ΥΠΕΣ: Εγκύκλιος για τις αμοιβές στον ιδιωτικό τομέα – Τι ισχύει με το επίδομα τριετίας
• Τέσσερις τρόποι για να αποφύγουμε το burnout