Τα 10 βήματα για την κατάθεση μιας αίτησης για τη Βασική Δράση 2 στο Erasmus+

Τα 10 βήματα για την κατάθεση μιας αίτησης για τη Βασική Δράση 2 στο Erasmus+

O οδηγός όπως τον δημοσίευσε το iky.gr

Βήμα 1. Ενημέρωση

Το πρώτο βήμα είναι να ενημερωθείτε για τη δομή και το περιεχόμενο της Βασικής Δράσης 2 – Στρατηγικές Συμπράξεις στους Τομείς της Εκπαίδευσης και Κατάρτισης, μελετώντας τον Οδηγό του Προγράμματος (Erasmus+ Guide) για το έτος στο οποίο σκοπεύετε να υποβάλετε αίτηση. Επιπρόσθετα, το ΙΚΥ διοργανώνει Ημερίδες ενημέρωσης οι οποίες είναι ανοικτές σε όποιον ενδιαφέρεται να υποβάλει αίτηση στο πλαίσιο αυτής της δράσης και ανακοινώνονται στις Εκδηλώσεις της ιστοσελίδας και στη σελίδα μας στο Facebook. Σχετική ενημέρωση αποστέλλεται και εάν κάποιος εγγραφεί στο Newsletter.

Βήμα 2. Επιλεξιμότητα

Ανώτατη Εκπαίδευση:

Σημειώνεται ότι όλα τα Ιδρύματα Ανώτατης Εκπαίδευσης από Χώρες του προγράμματος που υποβάλλουν αίτηση είτε ως συντονιστές είτε ως εταίροι σε μία Στρατηγική Σύμπραξη, πρέπει να είναι κάτοχοι έγκυρου Πανεπιστημιακού Χάρτη Erasmus (Erasmus Charter).

Σχολική Εκπαίδευση:

Για τις Σχολικές Συμπράξεις οποιοσδήποτε οργανισμός δραστηριοποιείται στον τομέα της Σχολικής Εκπαίδευσης μπορεί να συμμετάσχει σε Στρατηγική Σύμπραξη. Αυτός ο οργανισμός πρέπει να είναι νομική οντότητα, δημοσίου ή ιδιωτικού δικαίου.

Συμπράξεις αποκλειστικά μεταξύ σχολείων:

Μία σύμπραξη αποκλειστικά μεταξύ σχολείων μπορεί να έχει τη μορφή διμερούς ή πολυμερούς σύμπραξης. Δείτε εδώ τους επιλέξιμους φορείς για τη Σχολική Εκπαίδευση.

Συμπράξεις μεταξύ Περιφερειών Εκπαίδευσης:

Οι βασικοί εταίροι μίας περιφερειακής σύμπραξης πρέπει να είναι Εκπαιδευτικές Αρχές. Οι υπόλοιποι εταίροι σε μία Περιφερειακή σύμπραξη πρέπει να είναι τουλάχιστον ένα σχολείο και τουλάχιστον ένας ακόμα οργανισμός, όπως π.χ. ένας Δήμος, ένα Μουσείο, μια Βιβλιοθήκη κ.ο.κ.. Σε περίπτωση που συμμετέχει δρυμα Ανώτατης Εκπαίδευσης πρέπει να είναι κάτοχος έγκυρου Πανεπιστημιακού Χάρτη Erasmus.

Συμπράξεις στους τομείς της Επαγγελματικής Εκπαίδευσης και Κατάρτισης και της Εκπαίδευσης Ενηλίκων:

Δεν υπάρχουν επί μέρους ιδαιτερότητες για τους εν λόγω τομείς.

Βήμα 3. Προθεσμίες

Οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να ελέγχουν τις προθεσμίες για τις δραστηριότητες που τους ενδιαφέρει να συμμετάσχουν. Οι προθεσμίες για το 2015 όσον αφορά τις αποκεντρωμένες δράσεις, δηλαδή αιτήσεις που υποβάλλονται στις Εθνικές Μονάδες είναι διαθέσιμες εδώ ενώ για τις κεντρικές δράσεις, δηλαδή για τις αιτήσεις που υποβάλλονται απευθείας στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή μπορείτε να απευθυνθείτε εδώ.Για την πρόσκληση υποβολής προτάσεων 2015, η καταληκτική ημερομηνία υποβολής αιτήσεων για το ΚΑ2 για τους Τομείς της Εκπαίδευσης και Κατάρτισης είναι η 31η Μαρτίου 2015 (12:00 ώρα Βρυξελλών, 13:00 Ελλάδας).

Βήμα 4. Δημιουργία λογαριασμού ECAS

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει δημιουργήσει ένα Σύστημα Διαπίστευσης – ECAS (European Commission Authentication Service) στο οποίο εγγράφονται όλοι οι ευρωπαίοι πολίτες και οι  οργανισμοί που επιθυμούν να έχουν πρόσβαση σε ειδικές σελίδες και ηλεκτρονικά εργαλεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Στο πλαίσιο του Erasmus+ η δημιουργία λογαριασμού ECAS απαιτείται για την εγγραφή του οργανισμού στην Ενιαία Υπηρεσία Εγγραφής URF (Unique Registration Facility) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Βήμα 5),  μέσω της οποίας είναι δυνατή η περαιτέρω επεξεργασία των στοιχείων του οργανισμού που υποβάλει πρόταση. Για τη δημιουργία λογαριασμού ECAS χρειάζεται μια ενεργή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) και ο χρήστης λαμβάνει ένα όνομα χρήστη (user name) και έναν κωδικό πρόσβασης (password).

Αναλυτικές οδηγίες για τη δημιουργία λογαριασμού ECAS, βρίσκονται αναρτημένες στην ιστοσελίδα της Εθνικής Μονάδας-ΙΚΥ. Σημείωση: Εάν έχετε ήδη λογαριασμό ECAS από προηγούμενη συμμετοχή σας σε Πρόγραμμα, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.

Βήμα 5. Εγγραφή στην Ενιαία Υπηρεσία Εγγραφής (URF)

Όλοι οι φορείς που σκοπεύουν να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα Erasmus+ θα πρέπει να εγγραφούν και να παρέχουν τα βασικά τους νομικά και οικονομικά στοιχεία στην Ενιαία Υπηρεσία Εγγραφής URF (Unique Registration Facility) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Αναλυτικές οδηγίες μπορείτε να δείτε εδώ. Η Εγγραφή στη Δικτυακή πλατφόρμα έχει ως αποτέλεσμα την απόκτηση Κωδικού Ταυτοποίησης Συμμετέχοντος (PIC number) που περιλαμβάνει εννέα ψηφία.Σημειώστε ότι ο ίδιος αριθμός PIC πρέπει να χρησιμοποιείται για τη συμμετοχή σε όλα τα προγράμματα. Ως εκ τούτου, οι πολλαπλές εγγραφές του ίδιου φορέα πρέπει να αποφεύγονται.

Σε περίπτωση που ένας φορέας έχει ήδη αριθμό PIC, αυτό το βήμα θα παραλειφθεί . Εάν δεν είστε βέβαιοι αν ο οργανισμός/ίδρυμά σας έχει εγγραφεί στο παρελθόν έχετε τη δυνατότητα να αναζητήσετε τον οργανισμό στην Πύλη, έτσι ώστε να αποφευχθούν οι πολλαπλές εγγραφές του ίδιου οργανισμού/ιδρύματος.

Επιπλέον, καλό είναι να ελέγξετε αν όλα τα έγγραφα που έχουν αναρτηθεί, εξακολουθούν να ισχύουν ή εάν τα στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού σας, του προσώπου επικοινωνίας ή του νόμιμου εκπροσώπου θα πρέπει να επικαιροποιηθούν.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εγγραφή στην Ενιαία Υπηρεσία Εγγραφής URF και την απόκτηση αριθμού PIC. Δείτε την Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ.

Αναφορικά με τη διαχείριση των δεδομένων που καταχωρούνται στη Βάση URF, καλείστε να μελετήσετε και να συναινέσετε με τη δήλωση για την πολιτική προστασίας της ιδιωτικής ζωής στο πλαίσιο της επικύρωσης των νομικών οντοτήτων και των τραπεζικών λογαριασμών.

Βήμα 6. Αιτήσεις

Παρακαλούμε να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή, σύνταξη και υποβολή του σωστού εντύπου αίτησης ανάλογα με τον τομέα (σχολική εκπαίδευση, ανώτατη εκπαίδευση, επαγγελματική εκπαίδευση και κατάρτιση, εκπαίδευση ενηλίκων) στον οποίο θα επικεντρωθούν οι δραστηριότητες της Σύμπραξης.Τα έντυπα των αιτήσεων Στρατηγικών Συμπράξεων κατηγοριοποιούνται ακολούθως:

• Στρατηγικές συμπράξεις για τη Σχολική Εκπαίδευση (Αίτηση για Στρατηγική Σύμπραξη αποκλειστικά μεταξύ σχολείων)
• Στρατηγικές συμπράξεις για τη Σχολική Εκπαίδευση
• Στρατηγικές εταιρικές σχέσεις – συμπράξεις για την Επαγγελματική Εκπαίδευση και Κατάρτιση
• Στρατηγικές συμπράξεις για την Ανώτατη Εκπαίδευση
• Στρατηγικές συμπράξεις για την Εκπαίδευση Ενηλίκων

Μπορείτε να βρείτε αναλυτικές τεχνικές οδηγίες συμπλήρωσης e-forms εδώ

Σημειώνεται ότι πριν κατεβάσετε τις άνωθεν ηλεκτρονικές αιτήσεις , θα πρέπει να εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας το Acrobat Reader (Version XI)

Το επόμενο βήμα είναι να κατεβάσετε και να αποθηκεύσετε το έντυπο της αίτησης τοπικά στον υπολογιστή σας. Κλείστε και ανοίξτε ξανά το έντυπο από τον υπολογιστή σας. Τονίζεται ότι δεν είναι δυνατό να δείτε ή να επεξεργαστείτε το έγγραφο από τον browser σας.

Δείτε στην Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ (σελ.9) αναλυτικές οδηγίες για την συμπλήρωση αιτήσεων.

Βήμα 7. Συγγραφή της αίτησης

Διαβάστε τη Συμπληρωματική Ανακοίνωση της Εθνικής Μονάδας/ ΙΚΥ για αναλυτικές οδηγίες.Όσον αφορά τις Στρατηγικές Συμπράξεις στον τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης μπορείτε να συμβουλευτείτε αυτό τον οδηγό στα  και την σχετική παρουσίαση της Εθνικής Μονάδας .

Κατά τη διαδικασία της συγγραφής της αίτησης, συνιστάται όπως μελετήσετε τον Οδηγό για τους Αξιολογητές.

Για την υποστήριξη των ταξιδιωτικών δαπανών στο Πρόγραμμα Erasmus+, ο υπολογισμός της απόστασης πρέπει να γίνεται χρησιμοποιώντας το εργαλείο Distance Calculator (Μετρητής Απόστασης). Σχετικά με τον Μετρητή Απόστασης (Distance Calculator) διευκρινίζεται ότι η απόσταση, όπως προβλέπεται στο έγγραφο  «Erasmus+ Technical guidelines for completing application e-forms», υπολογίζεται από το σημείο εκκίνησης έως τον τόπο διεξαγωγής της δραστηριότητας χωρίς την προσθήκη των ενδεχόμενων ενδιάμεσων σταθμών κάθε διαδρομής. Η εξαίρεση στον κανόνα είναι μόνο όταν το σημείο αναχώρησης είναι αεροδρόμιο που βρίσκεται πιο μακριά από τον τόπο του οργανισμού αποστολής, (π.χ. αν ταξιδεύετε από την Πάτρα στο Παρίσι, τότε υπολογίζετε στον μετρητή απόστασης την διαδρομή Αθήνα-Παρίσι, καθώς λαμβάνεται υπόψη η απόσταση μεταξύ του αεροδρομίου και του τόπου προορισμού).

Η απόσταση μιας μετακίνησης απλής μετάβασης πρέπει να χρησιμοποιείται ως βάση για τον υπολογισμό του ποσού της κοινοτικής επιχορήγησης ΕΕ που θα χορηγηθεί ως ενίσχυση για το ταξίδι μετ’ επιστροφής.

Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στην κατάρτιση του προϋπολογισμού βάσει των επιλέξιμων κατηγοριών δαπάνης. Να συμβουλεύεστε συνεχώς τον Οδηγό του Προγράμματος καθώς και την Εθνική Μονάδα, η οποία θα σας καθοδηγήσει για τη σύνταξη ενός «σωστού» προϋπολογισμού, λαμβάνοντας υπόψιν τις ακόλουθες παραμέτρους:
•    Συμφωνία προτεινόμενων δραστηριοτήτων (activities) και προϋπολογισμού αυτών.
•    Όσο το δυνατόν ισόρροπη κατανομή του προϋπολογισμού μεταξύ των εταίρων, λαμβάνοντας πάντα υπόψη το βαθμό εμπλοκής τους στο σχέδιο στρατηγικής σύμπραξης
•    Ικανοποίηση της αρχής value for money
•    Καταγραφή στοιχείων κόστους που εμπίπτουν στις επιλέξιμες κατηγορίες δαπανών της Δράσης και  είναι εντός των οικονομικών ορίων (ceilings), όπου αυτά ορίζονται για την κάθε κατηγορία δαπάνης.

Με την ολοκλήρωση της συγγραφής της αίτησης, συνιστάται ιδιαίτερα όπως μελετήσετε την ενότητα L. Checklist της αίτησης, ώστε να βεβαιωθείτε ότι πληροίτε τα κριτήρια που απαριθμούνται στην εν λόγω ενότητα.

Βήμα 8. Υποβολή της αίτησης

Πριν από την ηλεκτρονική υποβολή της αίτησης, θα πρέπει να ελέγξετε αν είναι έγκυρη, κάνοντας κλικ στο κουμπί VALIDATE. Εν συνεχεία, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα αναγκαία έγγραφα που αναφέρονται παρακάτω επισυνάπτονται στην αίτηση.

• Υπεύθυνη Δήλωση: Αυτό το έντυπο αποτελεί μέρος της αίτησης. Πρόκειται για ένα δισέλιδο έντυπο το οποίο εκτυπώνεται ξεχωριστά από την υπόλοιπη αίτηση. Αυτό το έντυπο πρέπει να εκτυπωθεί, υπογραφεί από το νόμιμο εκπρόσωπο του οργανισμού/ιδρύματος, να σφραγιστεί, να σαρωθεί και να προστεθεί ως συνημμένο αρχείο στην αίτηση.
• Εξουσιοδότηση (εξαιρούνται οι συμπράξεις αποκλειστικά μεταξύ σχολείων): όλοι οι οργανισμοί που είναι μέλη μιας Σύμπραξης πρέπει να υπογράψουν μία εξουσιοδότηση σύμφωνα με την οποία εξουσιοδοτούν το συντονιστή της Σύμπραξης να δρα εξ ονόματος των εταίρων για την υποβολή της αίτησης και την υλοποίηση του σχεδίου.
• Χρονοδιάγραμμα εργασιών, Το χρονοδιάγραμμα εργασιών αφορά στον προγραμματισμό των πακέτων εργασίας και των επιμέρους ενεργειών που τα στοιχειοθετούν κατά τη διάρκεια υλοποίησης του προτεινόμενου σχεδίου. Το χρονοδιάγραμμα πρέπει να συμφωνηθεί με όλους τους εταίρους και να υποβληθεί από τον αιτούντα-συντονιστή οργανισμό.

Οι αιτήσεις υποβάλλονται μόνο σε ηλεκτρονική μορφή.

Αν οι αιτούντες φορείς αντιμετωπίσουν προβλήματα κατά την ηλεκτρονική υποβολή της αίτησής τους, έχουν τη δυνατότητα να αποστείλουν μήνυμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) στην Ελληνική Εθνική Μονάδα,eformserasmusplus@iky.gr αποκλειστικά σε διάστημα 2 ωρών από την εκπνοή της επίσημης προθεσμίας για την υποβολή των αιτήσεων. Το μήνυμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας θα πρέπει να περιλαμβάνει την ολοκληρωμένη ηλεκτρονική αίτηση καθώς και τυχόν αρχεία που πρέπει να επισυναφθούν. Θα πρέπει επίσης να επισυναφθεί στο μήνυμα, η ειδοποίηση (snapshot) που εμφανίστηκε στην ενότητα «Περίληψη Υποβολής» με την πληροφορία ότι η ηλεκτρονική υποβολή της αίτησης ήταν αδύνατη. Η Εθνική Μονάδα θα εξετάσει τα στοιχεία και θα ενημερώσει τους αιτούντες φορείς για τις ενέργειες που θα πρέπει να ακολουθηθούν στη συνέχεια.

Βήμα 9. Αξιολόγηση της αίτησης

Όλες οι αιτήσεις αξιολογούνται με βάση τα ακόλουθα κριτήρια:

1. Κριτήρια Επιλεξιμότητας
2. Έλεγχος διπλής χρηματοδότησης Ελέγχεται εάν ο ίδιος αιτών ή η σύμπραξη έχει υποβάλει παραπάνω από μία αίτηση με το ίδιο περιεχόμενο για χρηματοδότηση στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+.
3. Έλεγχος χρηματοοικονομικής ικανότητας Ο έλεγχος αυτός πραγματοποιείται για ιδιωτικούς αιτούντες οργανισμούς. Σε περίπτωση που το αιτούμενο ποσό επιχορήγησης είναι άνω των €60.000, ελέγχεται η χρηματοοικονομική ικανότητά του οργανισμού από τις Εθνικές Μονάδες
4. Ποιοτική αξιολόγηση

Οι αιτήσεις αξιολογούνται με βάση την ποιότητά τους. Έπειτα κατατάσσονται βάσει της βαθμολογίας τους. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να ενημερωθείτε από τον Οδηγό προς τους Αξιολογητές.

Βήμα 10. Ανακοίνωση αποτελεσμάτων

Τα αποτελέσματα για όλες τις αιτήσεις που υποβλήθηκαν, δημοσιεύονται σε αυτή την ιστοσελίδα. Επιπλέον, όλοι οι αιτούντες ενημερώνονται γραπτώς σχετικά με τα αποτελέσματα που αφορούν κάθε αίτηση που υπέβαλαν.Όλα οι εγκεκριμένοι φορείς καλούνται σε Ενημερωτική ημερίδα που διοργανώνεται από το ΙΚΥ (Project Management Meeting).